Ministero della Giustizia

Presso il Palazzo di Giustizia - Procura della Repubblica presso il Tribunale

 
Segreteria Civile - 8° piano - stanza 80 - Tel. 010/5692513
Orario: dal  lunedì al venerdì : 9,00 - 12,30;

Mercoledì: 8,30 - 13,30

Ritiro 12,00 - 12,30

Per gli atti formati in Italia, da far valere all’estero, davanti ad autorità estere, è prevista la legalizzazione, che consiste nell’attestazione ufficiale della legale qualità della persona che ha apposto una firma in calce ad un atto e della autenticità della firma stessa.
Tra i paesi firmatari della Convenzione dell’Aja del 5/10/1961 l’adempimento richiesto è l’apostille, ossia una forma di legalizzazione semplificata.

• Art. 33 D.P.R. 445/2000 – D.M. 10/07/71
• Convenzione AJA 5 Ottobre 1961
• Convenzione AJA 11 Febbraio 1978
• Convenzione di Londra  7 giugno 1968

Il soggetto privato.

Sia per la legalizzazione che per l'apostille è competente:

• la Procura della Repubblica nella cui circoscrizione gli atti sono formati, per gli atti giudiziari e notarili (atti firmati da notai, personale giudiziario, direttori carceri, ufficiali giudiziari, P.R.A.).
• la Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo per altri atti amministrativi: atti firmati da consoli, CCIAA, ufficiali dello stato civile (Prefettura, area 5 - legalizzazioni)  (Vedi sito Prefettura).

[Nel caso in cui la firma non sia depositata in Prefettura, si può far fare una copia autentica dell’atto in Comune  e poi legalizzare quella]

Per lo più l'iter da seguire è il  seguente:

1. legalizzazione/apostille  dell’originale da parte della Procura o  Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo;
2. traduzione e asseverazione della traduzione presso il Giudice di Pace ;
3. legalizzazione/apostille della firma del funzionario/cancelliere  che ha ricevuto il giuramento,  da parte della Procura secondo le regole (vedi infra)

Nel caso di legalizzazione  occorre anche  il visto da parte del Consolato dello Stato straniero in Italia (legalizzazione consolare)

La legalizzazione consolare,  necessaria per gli atti da produrre in quegli Stati che non hanno aderito alla Convenzione dell’Aja del  5 ottobre 1961 (apostille)  consiste in un procedimento complesso, articolato in due fasi:
•    la firma di chi  ha redatto l’atto viene legalizzata dal Procuratore della Repubblica (o dalla Prefettura)
•    compiuti tali adempimenti,  la persona interessata deve presentare l’atto “legalizzato” al Consolato in Italia del Paese nel quale dovrà essere fatto valere e l’autorità consolare procederà a propria volta alla legalizzazione della firma   di chi ha fatto la legalizzazione  tramite visto, verificata la corrispondenza della firma agli specimen che la Procura/Prefettura ha provveduto a trasmettere al Consolato
Le sedi consolari dei vari  paesi stranieri presenti sul territorio italiano legalizzano  con differenze  di  costi, tempi e procedure seguite. E’ opportuno pertanto contattare la sede consolare competente per informazioni.

L’interessato deposita nella cancelleria della Procura della Repubblica presso il Tribunale l’atto da legalizzare o apostillare.

Ai sensi del  DPR 642/1972 è dovuta l’imposta di bollo nella misura di euro 16,00 ogni 4 pagine, salve le esenzioni di cui alla tabella B del medesimo decreto

se il documento (formato in Italia) è in bollo, lo è anche la relativa legalizzazione o apostilla;
se il documento (formato in Italia) è in esenzione lo è anche la relativa legalizzazione o apostilla.

Gli atti depositati entro le ore 11.30 vengono restituiti in giornata dalle ore 12.30 alle 13.00

Occorre distinguere:
1.    Per i paesi che hanno aderito alla Convenzione dell’Aja occorre l’apposizione della apostille  da parte della  Procura della Repubblica (o Prefettura)
 Di seguito il collegamento al sito  dell'Aja  contente l'elenco dei paesi firmatari della Convenzione dell'Aja del 1961  per i quali è, quindi,  prevista la procedura della apostille.
http://www.hcch.net/index_fr.php?act=conventions.authorities&cid=41

2.    Per i paesi che non hanno aderito alla Convenzione dell’Aja occorre la legalizzazione da parte della Procura (o Prefettura competente). Inoltre, il visto da parte del Consolato dello Stato straniero in Italia (che ha dei costi)

3.    Fra Italia e Belgio, Francia, Irlanda o Danimarca non occorre né legalizzazione né apostille, ai  sensi della Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987, anche nel caso in cui gli atti debbano essere esibiti alla rappresentanze consolari di Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda e Italia operanti sul territorio di uno Stato che non ha ratificato la predetta Convenzione.

4.    La legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e i documenti rilasciati dalle Ambasciate e/o Consolati aderenti alla Convenzione di Londra del 7 giugno 1968.
Di  seguito il link alla Convenzione di Londra del 1968  e all’elenco dei paesi firmatari
http://www.coe.int/it/web/conventions/full-list/-/conventions/rms/0900001680072379
http://www.coe.int/it/web/conventions/full-list/-/conventions/treaty/063/signatures

5.    I certificati di stato civile rilasciati  su modello ufficiale plurilingue prodotti da Paesi che hanno aderito alla Convenzione di Vienna (1976) sul rilascio plurilingue di atti di stato civile sono esenti sia dalla legalizzazione che dalla traduzione.

6. Poiché, inoltre,  esistono  molti accordi anche bilaterali e settoriali,  la ricerca completa può essere effettuata sul sito del Ministero Affari Esteri nell'area  Archivio  Trattati  all'indirizzo http://itra.esteri.it/itrapgm/

Gli atti e documenti scolastici di qualsiasi tipo e data rilasciati dalle scuole elementari, medie e superiori, pubbliche e private, con sede nella provincia di Genova, devono essere preventivamente autenticati dall'Ufficio Scolastico Regionale per la Liguria - Ufficio IV - Ambito Territoriale di Genova (ex Provveditorato agli studi di Genova e, successivamente, Ufficio Scolastico Provinciale di Genova), con sede in Genova, Via Assarotti 40, avendo cura di avvertire il personale di quell'ufficio che i documenti sono poi destinati alla Prefettura-U.T.G. di Genova per il successivo utilizzo ll'estero.
    
Per i titoli di studio occorre, quindi, seguire questo iter:

1. Ex Provveditorato (ora U.T.S.-  V. Assarotti 40)  per l’autentica del titolo di studi (orario : mercoledì dalle ore 10,00 alle ore 12,00 e dalle ore 13,30 alle 15,30)
2. Prefettura – Ufficio legalizzazioni - L.go san Giuseppe 18 - per la legalizzazione/apostille del documento autenticato (è la firma del Provveditore che viene autenticata)
3. Traduzione
4. Asseverazione - Tribunale  (vedi scheda)
5. Legalizzazione /apostille - Procura della Repubblica – piano 8° stanza 78 (orario 9,00 -13,00)

Il  quadro delle legalizzazioni/apostille  è   cambiato per effetto del Regolamento (UE) 2016/1191, che prevede un'esenzione pressoché generalizzata (Vedi art. 2 per l'ambito di applicazione) dalla legalizzazione/apostille   per i documenti pubblici in ambito comunitario.

Infatti dal 16 Febbraio 2019 è in vigore il   Regolamento UE 2016/1191 del Parlamento europeo e del Consiglio del 6 luglio 2016,  pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale dell'Unione Europea L.200/1 in data 26 luglio 2016 e sulla G.U.19 settembre 2016 - 2 Serie Speciale n. 71, che ha modificato il Regolamento (UE) n. 1024/2012.

Il Regolamento prevede per alcune categorie di documenti pubblici europei l'esenzione dalla legalizzazione e dall'apostille e di altre formalità amministrative ed istituisce moduli standard multilingue per superare le barriere linguistiche ed evitare così l'obbligo di traduzione.

Il regolamento si applica ai documenti pubblici rilasciati dalle autorità di uno Stato membro che devono essere presentati alle autorità di un altro Stato membro relativi a:
Nascita; esistenza in vita; decesso; nome; matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile; divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio; unioni civili;scioglimento o annullamento di unioni registrate; filiazione; adozione; domicilio e/o residenza; cittadinanza; assenza di precedenti penali, a condizione che i documenti pubblici riguardanti tale fatto siano rilasciati a un cittadino dell'Unione dalle autorità del suo Stato membro di cittadinanza; diritto di votare e di candidarsi alle elezioni comunali e alle elezioni del Parlamento europeo.

Quindi i certificati rilasciati dal casellario ad un cittadino italiano da produrre in altro Stato membro non devono più essere legalizzati/apostillati.

Guida al Regolamento 1191/2016